En tant qu'assistante au sein de la direction Future Systems, vous intégrerez une équipe de 120 collaborateurs (en France) dynamiques et passionnés qui animent de nombreux projets d'avenir et innovants.
Vous formerez une équipe avec les deux autres assistantes et vous serez responsable du bon fonctionnement interne et des tâches administratives de cette entité.
Vous intègrerez une entité aux activités très variées et en constante évolution.
Vos missions au quotidien seront :
Accueil, Information, Orientation en français et/ou en anglais, des collaborateurs ou visiteurs.
- Etablir les avis de visite et préparer l'accueil du ou des visiteurs dans le respect des obligations de sécurité.
- Présenter à des interlocuteurs internes et/ou externes, en français ou en anglais, la société ou l'entité.
- Préparer l'arrivée des nouveaux collaborateurs : information au sein de l'équipe, préparation du poste de travail et matériel
- Accueillir les nouveaux entrants et leur présenter l'équipe et les locaux ainsi que les principaux outils (Outlook, Intranet, )
Support bureautique et administratif :
- Apporter un appui technique aux membres de l'entité sur les fonctionnalités avancées des outils bureautiques, les applications internes, les processus administratifs, les règles de fonctionnement et les prestations de l'établissement.
- Assurer un support technique et organisationnel aux managers et membres de l'équipe sur l'ensemble des procédures administratives internes : notes, de frais, procédures achats,
Gestion d'agendas, organisation de réunions et déplacements :
- En soutien des managers FR des équipes suivies :
- Fournir l'appui logistique et administratif nécessaire aux déplacements et aux missions : réserver les salles via Outlook, les moyens de transport dans le respect de la Politique Voyage et par le biais des outils dédiés, établir les ordres de missions et les visas, traiter les notes de frais.
- Planifier et organiser des réunions ponctuelles, récurrentes en national et/ou à l'international.
- Tenir de manière proactive les agendas des Managers du secteur en évaluant et gérant urgences et les priorités.
- Maintenir et développer un réseau avec les interlocuteurs (interfaces internes et externes) nécessaires à la réalisation des activités.
Gestion administrative / documentaire
- Traiter le courrier (courrier papier, mail, presse /documentation) dans le respect des directives de l'entité ;
- Préparer, rédiger et mettre en forme certains documents, rapports et comptes-rendus.
- Classer, numériser et archiver des documents papier ou numérique.
- Assurer la gestion des envois documentaires / livraisons des projets.
Gestion des moyens de fonctionnement de l'entité
- Effectuer les achats courants nécessaires au fonctionnement de l'entité : réalisation des demandes d'achats, des avis de réception de commandes, suivi des paiements fournisseurs,
- Gérer les moyens communs de l'entité (photocopieurs, salle de réunion privative, etc.)
- Assurer, par délégation, le rôle de correspondant informatique pour la direction
- Mettre en place des plannings (congés annuels, arrivées des stagiaires, réunions récurrentes importantes )
- Créer des tableurs de recensement des meubles de sûreté, des personnes avec accès aux zones, des besoins informatiques annuels
- Mettre à jour de la liste de diffusion interne
Amélioration du métier :
- Accompagner, apporter un appui technique et organisationnel individuel et transmettre savoirs et bonnes pratiques du métier d'assistante aux nouveaux arrivants.
- Contribuer aux évolutions des pratiques métiers, actions d'amélioration et de simplification des modes de fonctionnement administratifs et logistiques internes en participant activement à des groupes de travail transverses métier.
- Assurer le rôle de référent sur un processus, outil, guide ou communication métier.
- Mettre en place un relais efficace avec les autres assistantes (y compris à l'international) afin de contribuer au développement.
Organisation d'évènements en Français ou en anglais.
De formation type Assistant(e) de manager ou d'équipe (ou équivalent), vous avez au minimum 3 ans d'expérience dans un environnement international.
Vous avez une parfaite maîtrise des outils bureautiques (Pack Office 2010) et un très bon niveau d'anglais.
