Au sein du site du Plessis-Robinson, le service Infrastructure Services Généraux (ISG), recherche un(e) Assistant(e). Le service ISG (effectifs env 30 personnes) gère l'exploitation, la maintenance et les services aux occupants du site.
En tant qu'Assistant(e) du service, vous assurez en binôme avec une autre assistante, les activités administratives ainsi que des activités complémentaires transverses contribuant au bon fonctionnement du service.Prêt(e) à relever de nouveaux défis ? Venez prendre part à nos activités dans un contexte de travail privilégié (accueil des nouveaux arrivants, parcours d'intégration et de découverte de l'entreprise, formations, ).
Dans le cadre de vos missions, vous serez amener à assurer les activités de support administratif, logistique et organisationnel (organisation de réunions et déplacements, courriers, procédures administratives ) ainsi qu'un ensemble d'activités support au fonctionnement de l'entité/équipe ou de managers/directeurs.
• Commandes & Réceptions - Suivi équipements
Vous créez les demandes d'achats, assurez le suivi, les relances, et réalisez les réceptions selon les différents besoins.
• Accès
Vous effectuez les demandes d'accès, et assurez le suivi des prestataires sur notre site sécurisé.
• Plan de prévention
Vous apportez votre support pour l'enregistrement, la vérification et le suivi des documents fournis dans le cadre de l'établissement des documents de plan de prévention du service.
• Dépannage Services & Urgence Travaux
Vous réalisez les reporting, et informez l'équipe des demandes retransmises à notre service.
Vous répondez au numéro d'appel d'urgence dépannages (moyenne env 3/jour).
• Signalétique site
Vous participez à la mise à jour et à l'installation de la signalétique en cohérence avec la politique d'affichage définie au sein de la Direction.
• Correspondant Informatique
Vous êtes correspondant(e) informatique, et réalisez les demandes de moyens informatiques pour le service et nos prestataires (demandes, suivi du parc matériels ).
• Documentation & Outils administratifs
Vous apportez votre soutien pour l'utilisation des outils administratifs.
Vous serez garant(e) du contenu et de la structuration de la documentation sur les espaces collaboratifs et des outils de gestion documentaire du service.
ENVIRONNEMENT DU POSTE
• Relations internes
Avec les services Maintenance, Travaux, Multi-services, Achats, Sûreté, Finance, Contrôle de Gestion, Informatique, Communication tous les salariés du site.
• Règles & Processus
Activités effectuées dans le respect des procédures de l'entreprise, des processus du service, ainsi que des consignes de sûreté, de sécurité et d'environnement du site
• Habilitation
Le poste pouvant nécessiter d'accéder à des informations sensibles de la Défense, la personne retenue fera l'objet d'une procédure d'habilitation.
De niveau minimum BAC avec expérience requise d'au moins 6 ans ou BAC+2 avec une 1ière expérience dans un poste similaire, idéalement acquise dans un environnement tertiaire.
COMPETENCES TECHNIQUES
• Vous avez une bonne connaissance des outils bureautiques standards (Word, Excel, Power Point, Outlook, SharePoint ).
COMPETENCES COMPORTEMENTALES
• Vous avez une aisance relationnelle, des facilités à communiquer, vous appréciez travailler en équipe et participer à la cohésion d'une équipe proche du terrain.
• Vous êtes motivé(e), dynamique, organisé(e), animé(e) d'un excellent esprit d'équipe, et de service aux clients, nous serons ravis de vous rencontrer.
Si vous êtes à la recherche d'un poste dynamique, avec des activités variées au quotidien, et que le sens du service est important alors ce poste est fait pour vous !
