Poste : Rejoignez l'équipe DISTRIBution DE LA FORMATION de la DRH (Direction des Ressources Humaines ). Au sein de l'équipe Niortaise de 7 collaborateurs, votre mission ? Assurer la gestion et l'organisation des formations internes et externes Et concrètement ? Assurer la gestion et l'organisation des formations internes et externes : - Organiser les formations : planifier les sessions, composer les groupes et envoyer les convocations - Prendre en charge les actions administratives réglementaires: enregistrer les heures, traiter la facturation, saisir les commandes, vérifier des supports formations ..., - Gérer les anomalies telles que les reports de formation, les annulations ... Orienter les différents acteurs de la formation: les stagiaires, les managers, les animateurs internes & prestataires externes), - Etre en relation avec les organismes externes de formation pour la commande, la mise en oeuvre et la facturation d'une action de développement des compétences - Contribuer à la logistique si besoin pour le bon déroulement des formations en présentiel : matériel informatique, fourniture ..., Assurer la qualité des dossiers de formation : - en lien avec la réglementation, garantir l'ensemble des informations devant être présentes dans les dossiers (Feuilles d'émargement, bons de commandes, factures, convention, programme, ...) Contribuer à la clôture des comptes annuels d'ADC ( Association Développement des Compétences) : - établir les provisions comptables 2 fois par an et clôturer l'ensemble des sessions en fin d'année. - Contribuer aux différentes réunions de projets formation afin d'analyser les impacts sur la mise en oeuvre du plan de formation en termes de planning, charge, organisation et anticipation des besoins, -Participer à l'amélioration continue des outils et des processus depuis la phase d'achat jusqu'au règlement de la facture des prestations de service. - Contribuer à des projets formation avec les ingénieurs pédagogiques et/ou responsable de parcours formation ; ainsi qu'avec des collègues hors formation (MOA, MOE, recrutement...) La Dimension relationnelle : Les gestionnaires sont en contact avec l'externe : organisme de formation, écoles ... Et en interne avec : les managers, collaborateurs, la DRH, la comptabilité, les achats, l'immobilier, l'informatique ... sur le périmètre Covea Covéa s'attache à offrir des parcours professionnels diversifiés. Vous pourrez ainsi avoir l'opportunité d'évoluer, par exemple, vers des métiers d'assistance Technique, de Technicien études... Profil : - Expérience impérative en gestion de dossiers administratifs, ( dans le domaine de la formation en lien avec des organismes de type OPCA serait bien sûr un plus ) - Intérêt marqué pour les outils digitaux, ainsi que leur utilisation. - Maîtrise impérative de Word, Excel et Powerpoint. Qualités demandées : - Aisance relationnelle & rédactionnelle, - Forte orientation client, - Organisation / Rigueur, - Réactivité / Disponibilité, - Autonomie, - Gestion des priorités / Capacité à anticiper. Entreprise : Vous êtes animés par les challenges ? Vous voulez donner un sens à votre engagement professionnel ? Notre groupe vous apportera autant d'épanouissement dans votre carrière que vous mettrez d'envie à exercer votre métier dans nos équipes. Covéa, l'assurance d'une carrière riche et variée !
