Poste : L'Assistant de direction assure le secrétariat d'un Directeur ainsi que la gestion administrative et matérielle de la direction. Il organise et coordonne, la transmission et la rédaction des informations du service et s'assure de la cohérence et de la présentation des informations et documents produits par la direction. Missions principales : - Gestion et planification : organiser l'agenda du Directeur en tenant compte des priorités. Gérer les appels, prendre les messages et/ou orienter son interlocuteur vers le bon destinataire. - Organiser et planifier les réunions, en effectuer le compte-rendu. - Transmettre les consignes du Directeur aux différentes équipes de la direction, s'assurer de la tenue des délais puis en centraliser les informations pour constituer les dossiers. - Organisation et gestion de l'information : réceptionner le courrier, les parapheurs, mails et assurer le suivi et la traçabilité des documents (reporting), préparer les éléments de réponse. Assurer la bonne rédaction et la bonne mise en forme des correspondances du Directeur. - Gestion des ressources humaines. - Assurer la gestion matérielle et administrative de dossiers souvent complexes, impliquant plusieurs interlocuteurs, services ou directions (constitution physique des dossiers, classement, archivage, commande fourniture de bureau, traitement des factures IKOS, gérer les différentes plateformes de communication : boites dédiées). - Prise en charge de dossiers : rédiger et/ou reproduire les documents dans les délais impartis, en créant la mise en forme la plus adaptée aux travaux demandés. - Elaborer et mettre à jour des tableaux de bord mensuels de suivi d'activité. Profil : Bac +3/4 dans le domaine de l'assistanat ou de la gestion, idéalement au sein d'une direction RH ou juridique. Minimum 2 ans d'expérience dans le domaine. - Diplomatie, rigueur et très bonne organisation personnelle. - Devoir de réserve, discrétion et confidentialité. - Gestion des priorités et respect des délais. - Adaptabilité et disponibilité. - Très bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, Powerpoint). Entreprise : Paris Habitat, acteur majeur du logement social à Paris (125 000 logements à Paris et en petite couronne / 2900 collaborateurs), recrute et accompagne des professionnels du logement social dans les métiers de la proximité, des fonctions supports, de la maîtrise d'ouvrage mais aussi du social. Coordination d'équipes, relation avec les locataires, gestion de patrimoine, optimisation de la qualité de service, maintenance des équipements...autant de savoir-faire indispensables pour construire une relation de confiance avec les locataires et contribuer au "mieux vivre ensemble". Nos métiers : - proximité : Chargé de gestion locative, Chargé d'unité de gestion/ Gérants, Référent technique d'agence, Gardiens - fonctions supports : Finance, Ressources Humaines, Informatique, Logistique... - maîtrise d'ouvrage : Chargé d'opération, Chef de projets... - social : Conseiller social, Chargé de relogement... Paris Habitat encourage les mobilités douces pour ses salariés : déplacements domicile-travail comme pour les déplacements professionnels (stationnements sécurisés, vélos de service, atelier de réparation 2 fois par an, challenge vélo).
