En tant qu'assistante de deux équipes (effectifs 40 personnes) du Support Client France , vous assurez, les activités traditionnelles de support administratif et logistique (organisation de réunions et déplacements, courriers, ) ainsi qu'un ensemble d'activités complémentaires contribuant au bon fonctionnement du Service Client France.
Capable de gérer les priorités et d'agir rapidement dans certaines situations, vous faites preuve d'une excellente organisation personnelle et de disponibilité. Des facilités d'adaptation aux changements de situation et à des interlocuteurs variés en interne ou externe sont indispensables pour ce poste.
Les responsabilités et les réalisations dans ce cadre sont :
- Fournir l'appui administratif, logistique et technique nécessaire à la bonne réalisation des activités de l'entité et au bon fonctionnement de l'équipe (réservation de salle, réservation des moyens de transport, établir les ordres de missions, visas, notes de frais)
- Veiller à la conformité et à la qualité de l'ensemble des documents papier ou numérique émanant de l'entité et de la Société
- Contribuer à la cohésion de l'entité et à la bonne communication à tous les niveaux (entre les membres de l'entité, vis-à-vis de l'interne ou de l'externe de l'entité).
- Accueillir, informer et orienter en français et en anglais (nouveaux arrivants, visiteurs internes ou externes)
- Traiter les appels téléphoniques en français et en anglais (orienter les interlocuteurs notamment en cas d'indisponibilité des membres de l'entité)
En outre, en tant qu'assistante de deux managers de l'entité, vous assurez un ensemble d'activités de soutien contribuant à leur efficacité.
À ce titre, vous devez notamment :
- Fournir l'appui administratif, logistique, technique et documentaire contribuant à améliorer l'efficacité de ces managers auxquels vous apportez votre support.
- Les seconder en leur apportant votre support : préparer, faciliter et suivre la réalisation de dossiers en effectuant pour cela un travail de suivi, d'analyse, de proposition et de contrôle.
- assurer un rôle d'interface et faciliter la communication à tous les niveaux et spécialement entre toutes les assistantes du service (avec les équipes, vis-à-vis de l'interne ou de l'externe).
- produire une information structurée et conforme aux normes MBDA, gérer les documents de l'entité et leur accessibilité et contribuer à la qualité des systèmes d'information.
- Effectuer les achats courants nécessaires au fonctionnement de l'entité et gérer les moyens communs de l'entité (photocopieurs, salle de réunion privative, etc.)
- Renseigner et accompagner les membres de l'entité sur l'ensemble des processus administratifs de la Société
- Réaliser les appels sur contrat documentation technique et les activités associées
De formation type Assistant(e) de manager ou d'équipe (ou équivalent), vous avez au minimum 5 ans d'expérience dans un environnement international.
Vous avez une parfaite maîtrise des outils bureautiques (Pack Office 2010) et un bon niveau d'anglais. La pratique de l'Italien est un plus.
